Datenschutzhinweise zur Nutzung von Microsoft Teams
1. Verantwortlicher
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams sind wir „Verantwortlicher” im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Sie können uns wie folgt erreichen:
Volksbank im Bergischen Land eG, Tenter Weg 1-3, 42897 Remscheid
Tel.: 02191 699-11111, Fax: 02191 699-11233
E-Mail: service@voba-ibl.de
Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:
E-Mail: datenschutzbeauftragter@voba-ibl.de
2. Zweck der Datenverarbeitung
Wir nutzen Microsoft Teams, um mit Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern und sonstigen externen Gesprächspartnern insbesondere
- Online-Besprechungen,
- Telefon- und Videokonferenzen,
- Webinare,
- Bildschirmfreigaben sowie
- Chats und Dateiaustausch
durchzuführen.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies für die Durchführung und Organisation der jeweiligen Kommunikation erforderlich ist.
3. Verarbeitete Daten
Bei der Nutzung von Microsoft Teams können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Stammdaten
- Name
- Vorname
- E-Mail-Adresse
- Unternehmen/Organisation
- Profilbild (sofern hinterlegt)
Kommunikationsdaten
- Chat-Inhalte
- Audio- und Videodaten
- Geteilte Dokumente und Dateien
- Besprechungsnotizen
Technische Daten
- IP-Adresse
- Geräteinformationen
- Log-Daten
- Zeitpunkt und Dauer der Teilnahme
- Verbindungs- und Nutzungsdaten
Aufzeichnungen
Eine Aufzeichnung von Besprechungen erfolgt grundsätzlich nur, wenn dies für einen bestimmten Zweck erforderlich ist. Vor Beginn einer Aufzeichnung werden alle Teilnehmenden hierüber ausdrücklich informiert.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
soweit die Kommunikation der Durchführung oder Anbahnung eines Vertragsverhältnisses dient.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und sicheren Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
soweit eine Einwilligung erforderlich ist, insbesondere bei Aufzeichnungen von Besprechungen.
Art. 9 Abs. 2 DSGVO
soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten ausnahmsweise verarbeitet werden und hierfür eine gesetzliche Grundlage vorliegt.
5. Empfänger der Daten
Empfänger Ihrer Daten können sein:
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Volksbank im Bergischen Land eG,
- interne Fachabteilungen,
- andere Teilnehmer der jeweiligen Besprechung,
- technische Dienstleister im Rahmen der Bereitstellung und Administration von Microsoft Teams.
Microsoft Teams ist ein Dienst der
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown, Dublin 18, Irland.
Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten teilweise auch als Auftragsverarbeiter der Volksbank im Bergischen Land eG.
6. Datenübermittlung in Drittstaaten
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann im Einzelfall auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.
Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, erfolgt dies unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen der DSGVO. Microsoft stützt solche Übermittlungen insbesondere auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie auf die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln, sofern erforderlich.
7. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Kommunikation erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Chat-Inhalte, Dokumente oder Besprechungsaufzeichnungen können entsprechend den internen Lösch- und Aufbewahrungsfristen der Volksbank im Bergischen Land eG gespeichert werden.
8. Freiwilligkeit der Teilnahme
Die Teilnahme an Besprechungen über Microsoft Teams erfolgt grundsätzlich freiwillig.
Sofern Sie Microsoft Teams nicht nutzen möchten, können alternative Kommunikationswege (z. B. Telefon, E-Mail oder persönliche Besprechung) vereinbart werden, soweit dies organisatorisch möglich ist.
9. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber der Volksbank im Bergischen Land eG folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden.
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.
Zuständige Aufsichtsbehörde für unsere Bank ist regelmäßig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
11. Weitere Informationen
Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Volksbank im Bergischen Land eG finden Sie in unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen unter:
Datenschutzhinweis - Volksbank im Bergischen Land
Weitere Informationen zum Datenschutz der Microsoft Corporation
Weitergehende Informationen zum Datenschutz der Microsoft Corporation finden Sie unter:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
https://www.microsoft.com/de-de/trust-center
Stand: Juli 2026